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Pluridesk: l’app per prenotare la scrivania in ufficio

Le normative anti Covid hanno richiesto uno sforzo organizzativo aggiuntivo e imprevisto alle aziende anche nel campo della gestione del personale. Dapprima le chiusure imposte dal lockdown hanno imposto una profonda riorganizzazione aziendale.
Di fatto sono state avvantaggiate le aziende capaci di attuare una veloce trasformazione della maggior parte delle mansioni in smart working. Poi, fin dalle primissime riaperture, il rientro negli uffici è stato soggetto a regole necessarie per prevenire eventuali contagi da Covid 19 durante l’orario di lavoro.

Le normative anti Covid19 in azienda

Per riaprire, le aziende hanno dovuto adeguarsi ad una serie di regole contenute nelle normative emanate dal Governo per la gestione e limitazione della pandemia in corso. Si sono dovute occupare della corretta ripartizione degli spazi e di assicurare interventi programmati di sanificazione, ma non è bastato.

In autonomia, molte hanno implementato i controlli tramite tamponi e test sierologici, ma, se spesso l’attuazione di queste attività è stata lasciata alla direzione aziendale. Invece, al distanziamento tra i dipendenti non sono state ammesse deroghe.
Nella maggior parte delle realtà, il numero delle postazioni di lavoro disponibili è diminuito: Questo ha garantito a tutti il rispetto delle distanze interpersonali.
Le tendenze architettoniche degli ultimi anni, unite alla crescita dell’importanza del lavoro in team, avevano fatto prevalere la scelta di spazi condivisi e grandi open space rispetto ai piccoli uffici con una o due persone.
Purtroppo però il rispetto del distanziamento imposto per prevenire il contagio da Covid 19 ha creato qualche difficoltà nella riassegnazione degli spazi.

Per molte aziende è stato necessario organizzare delle turnazioni dei dipendenti per alternare smart working e presenze in ufficio, creando innovative modalità di lavoro misto.

Di questa nuova modalità lavorativa si è occupata Plurimedia, con il lancio della app Pluridesk, dedicata alla gestione delle presenze del personale durante la pandemia.

La prenotazione della scrivania

La software house è venuta in soccorso alle aziende con un innovativo metodo di gestione e riorganizzazione delle prenotazioni delle scrivanie negli spazi comuni.
Si tratta di una app cloud native che sfrutta le potenzialità del Cloud IBM ed è facilmente fruibile sia da smartphone che da desktop, anche se la app è per sua definizione Mobile first.

La app non è legata a uno specifico sistema operativo. Funziona su qualsiasi smart phone di recente fabbricazione, senza la necessità di installare un software lato smart phone. Gli unici requisiti richiesti sono la presenza di un browser di ultima generazione e una connessione a internet.

I dipendenti possono direttamente, tramite la app, prenotare il loro spazio in ufficio per il giorno in cui è richiesta la loro presenza con una interfaccia estremamente facile e fruibile.

Accedendo alla app possono sapere immediatamente se c’è una postazione libera o se la capienza è stata raggiunta. In questo caso, possono riprogrammare la loro settimana alternando in maniera diversa presenza e smart working. Uno tra i tanti punti di forza della app è l’immediatezza con la quale è sempre aggiornata in merito alle postazioni libere e occupate.
Una volta effettuata la prenotazione, il sistema invia tutti i dettagli via e-mail al destinatario finale.

Tramite QRCode poi, giunti in ufficio, possono registrare direttamente la presenza alla scrivania prenotata.

L’azienda in questo modo pianifica e controlla le presenze e nel contempo garantisce a tutti il rispetto delle normative in vigore, nella più totale sicurezza e senza il rischio di assembramenti imprevisti. Può infatti accedere a un accurato report che evidenzia le prenotazioni e gli effettivi accessi in azienda.

Le possibili personalizzazioni di Pluridesk

La app Pluridesk è interamente personalizzabile. Dal punto di vista grafico e dell’interfaccia, può essere brandizzata seguendo la brand identity dell’azienda che la utilizza. Possono essere modificati i font e i colori, per rendere la app in linea con tutta l’immagine aziendale.

Non solo: in aggiunta alle regole imposte dalle normative anti Covid 19, l’azienda ne può aggiungere altre e creare servizi di prenotazione ancora più personalizzati.
Possono essere implementati dei criteri di assegnazione delle scrivanie disponibili e parametri che gestiscono gli accessi nelle sale riunioni o negli spazi comuni.
Le regole create per la prenotazione possono riguardare le rotazioni delle scrivanie anche in base al ruolo che ricopre il dipendente in azienda.

Nel caso in cui sia necessario, è possibile nominare un capo team che sia autorizzato a effettuare le prenotazioni per un gruppo di dipendenti di cui è il riferimento.
Plurimedia garantisce la possibilità di implementazione tra Pluridesk e altri software, sia per quanto riguarda le applicazioni che per la raccolta dei dati, per nuove e specifiche funzionalità su richiesta del cliente.

Ad esempio, oltre che le singole scrivanie, possono venir gestiti degli interi Open Space, ossia dei set di postazioni prenotabili a richiesta dell’utente.

Esistono specifiche funzionalità anche per le aziende che hanno più sedi. In questi casi infatti, tramite la geolocalizzazione, tutte le diverse sedi di lavoro possono essere consultabili, e prenotabili, direttamente dalla app.


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